初期設定の流れ
利用開始時は、会社情報、事業所、メンバー、権限、取引先、業務マスタの順に設定します。先に利用範囲と担当者を整理しておくと、案件作成、委託、配車、請求確認までの動作確認が進めやすくなります。
この記事は、自社主導でT4 OSを導入する管理者向けの手順です。取引先やメンバーから招待を受けて使い始める場合は、招待されて使い始めるを確認してください。
設定前に準備すること
Section titled “設定前に準備すること”初期設定を始める前に、次の情報を確認します。
- 管理者としてログインできるアカウント
- 自社の会社名、事業所名、所在地などの基本情報
- T4 OSを利用するメンバーの氏名、メールアドレス、担当業務
- メンバーごとに操作させたい業務範囲と事業所範囲
- 招待する取引先の会社名、担当者名、メールアドレス
- 配車で利用する車両、ドライバー、タグなどの管理情報
- 請求・支払確認で利用する金額項目や社内確認ルール
初期設定の手順
Section titled “初期設定の手順”1. 管理者アカウントでログインする
Section titled “1. 管理者アカウントでログインする”まず、管理者アカウントでT4 OSにログインします。画面が正しく表示されない場合やログインできない場合は、ログインできないを確認します。
2. 会社情報と事業所情報を確認する
Section titled “2. 会社情報と事業所情報を確認する”自社の会社情報、事業所情報、利用する拠点が正しく登録されているか確認します。事業所の単位は、後からメンバーの表示範囲や案件の管理範囲に影響します。
複数拠点で利用する場合は、どの事業所でどの案件を扱うか、どの担当者がどの範囲を見られるべきかを先に整理します。
編集手順は、プロフィール・会社情報を編集するを確認してください。
3. メンバーを招待する
Section titled “3. メンバーを招待する”利用する社内メンバーを招待します。招待時は、メールアドレス、所属事業所、担当業務を確認します。
詳しい手順は、メンバーを招待するを確認してください。
4. 権限と事業所スコープを設定する
Section titled “4. 権限と事業所スコープを設定する”各メンバーが担当業務に必要な画面を利用できるように、権限と事業所スコープを設定します。
| 担当者 | 主に必要な確認範囲 |
|---|---|
| 管理者 | 会社情報、事業所、メンバー、権限、取引先 |
| 配車担当者 | 受託案件、車両、ドライバー、配車、運行状況 |
| 運行実績担当者 | 配車済み運行、到着、出発、完了、付帯作業、証憑 |
| 請求担当者 | 契約金額、実績金額、請求書、支払明細書 |
| 取引先管理担当者 | 取引先招待、委託、受託状況 |
詳しい考え方は、権限と事業所スコープを確認してください。
5. 取引先を登録または招待する
Section titled “5. 取引先を登録または招待する”案件や実績を共有する取引先を登録または招待します。委託先、依頼元、元請、実運送会社など、自社との取引関係に合わせて設定します。
詳しい手順は、取引先を招待するを確認してください。
6. 車両、ドライバー、タグなどのマスタを整備する
Section titled “6. 車両、ドライバー、タグなどのマスタを整備する”配車で利用する車両、ドライバー、社内管理用のタグなどを整備します。配車担当者が案件を割り当てる前に、実際に利用する車両とドライバーを選択できる状態にします。
車両の登録は車両を登録・管理する、ドライバーの登録はドライバーを登録・管理するを確認してください。
7. 案件から請求までのテスト操作を行う
Section titled “7. 案件から請求までのテスト操作を行う”設定後は、実際の業務に近い内容で一連の操作を確認します。
- 案件を作成する手順で、テスト用の案件を作成します。
- 必要に応じて、案件を委託する手順で取引先へ依頼します。
- 車両・ドライバーを割り当てる手順で、配車できるか確認します。
- 運行実績を登録する手順で、到着、出発、完了などの実績を登録します。
- 収支を確認するで、請求・支払に必要な明細が表示されるか確認します。
- 請求書を発行する、支払明細書を発行するで、帳票発行の流れを確認します。
初期設定後に確認すること
Section titled “初期設定後に確認すること”- 管理者以外のメンバーがログインできるか
- メンバーごとに必要なメニューが表示されるか
- 対象外の事業所や案件が表示されていないか
- 取引先へ委託できるか
- 配車画面で車両とドライバーを選択できるか
- 運行実績を登録できるか
- 請求・支払に必要な金額項目が表示されるか
- 実運送体制管理簿など、必要な帳票を確認できるか
権限が不足している場合は、管理者にロールまたは事業所スコープの確認を依頼してください。
よくあるつまずき
Section titled “よくあるつまずき”メンバーが画面を表示できない
Section titled “メンバーが画面を表示できない”権限、事業所スコープ、契約プランで利用できる機能を順に確認します。詳しくは、権限と事業所スコープを確認してください。
取引先へ委託できない
Section titled “取引先へ委託できない”取引先の招待が完了しているか、委託先として選択できる関係になっているかを確認します。招待中のままの場合は、取引先側の受諾状況を確認します。
配車で車両やドライバーを選択できない
Section titled “配車で車両やドライバーを選択できない”車両、ドライバーの登録状況と、対象事業所で利用できる状態になっているかを確認します。あわせて、対象案件が受託済みであるかも確認します。詳しくは、車両を登録・管理するとドライバーを登録・管理するを確認してください。
請求・支払の金額が確認できない
Section titled “請求・支払の金額が確認できない”案件の契約金額、運行実績、請求・支払に関する権限を確認します。運行実績が未登録の場合、金額確認や帳票確認に必要な情報がそろわないことがあります。